Цель

Помощь в организации фестиваля японской культуры в Ботаническом саду Петра Великого

Задачи и решения

Разгрузить сотрудников и взять на себя всю работу по организации

Мы взяли на себя всю техническую часть, оставив сотрудникам творческое наполнение, курировали всех подрядчиков и артистов, курировали полностью работу со спонсорами и спонсорскими активностями

Грамотное планирование программ и зонирование площадки

Были оптимизированы маршруты продвижения гостей фестиваля, привлечены и обучены волонтеры, сделано грамотное зонирование

Привлечение спонсоров, работа со спонсорами

Разработана стратегия работы со спонсорами, подготовлена повестка и пресс-конференция, подготовлена презентации и спонсорские пакеты. Со всеми спонсорами проработаны и согласованы варианты бренд присутствия.

Как всё было?

С Ботаническим садом агентство White Label дружит давно. Сад – удивительное место – огромный, прекрасный парк посреди шумного города, в это место влюбляешься сразу и бесповоротно, потрясающие сотрудники Ботанического сада преданы своему делу. Нам было очень приятно, когда нас пригласили помогать в организации этого фестиваля, обычно все делалось силами сотрудников и волонтеров.

Девятый ежегодный фестиваль длился два дня и  собрал 6000 гостей, несмотря на небольшой дождик.

Несколько сцен, мастер-классы, флешмобы, квест традиционная японская еда, выступления детских коллективов и мастеров восточных единоборств. За программу отвечали сотрудники сада, мы взяли на себя техническое обеспечение,  работу со спонсорами – привлечение и согласование условий, подготовку и согласование макетов и программы, работу с волонтерами, работу с артистами на площадке, порядок на мероприятии.

Это был сложный, но интересный опыт. Мы были рады принять участие в таком красивом и радостном празднике, и что наш профессиональный опыт позволил вывести праздник на другой уровень, от чего выиграли и сотрудники и гости фестиваля.

Цифры

6000

гостей

2

сцены

256

детей-участников программы на сцене

10

публикаций и упоминаний в прессе

15

сюжетов по телевидению

Ботанический сад БИН РАН

С командой event-агентства White Label мы знакомы уже 6 лет. Нам всегда нравилось то, как ребятам удаётся организовать свои праздники-мероприятия: всё четко, вовремя, аккуратно, хорошие концепции и организация на самом высоком уровне, внимание к деталям и мелочам, а главное — всегда счастливые гости.

Ботанический сад подготовил насыщенную и разнообразную программу и мастер классы, а агентство White Label оказало полную организационную поддержку (за что им огромное спасибо).
Праздник прошёл замечательно, чётко и слаженно. Ботанический сад и гости фестиваля остались довольны.